Hinweise zur Archivierung
Umstellung auf digitale Annahme von Übergabe- und Kassationslisten
Die Übernahme von zu archivierendem Schriftgut aus den einzelnen Strukturbereichen der Universität an das Universitätsarchiv erfolgt auf Grundlage der Archivordnung der Universität. Folgende Hinweise sind bei der Vorbereitung des Schriftgutes und dessen Übergabe an das Archiv zu beachten:
- Die Übergabe des Schriftgutes erfolgt nach vorheriger Vereinbarung zwischen dem entsprechenden abliefernden Strukturbereich und dem Universitätsarchiv.
- Das Schriftgut ist aus den Ordnern bzw. Mappen zu entnehmen. Dabei bleibt die innere Ordnung, in der die Aktenablage erwachsen ist, erhalten. Metallteile wie Büroklammern usw. müssen entfernt werden.
- Der Inhalt eines bisherigen Ordners oder Hefters bildet eine Akteneinheit. Diese wird als Loseblattablage mit einem Deckblatt und einem stabilen Bodenblatt verschnürt. Fragen Sie auch gern nach Mappen und Archivkartons.
- Das Deckblatt enthält folgende Angaben:
- aktenführende Stelle (Strukturteil in dem das Schriftgut entstanden ist)
- laufende Nummer/Abgabejahr
- Aktentitel
- zeitlicher Umfang des Inhalts
- Die abgebende Struktureinheit erstellt eine digitale Übergabeliste für Sachakten, Prüfungsakten, Promotionsakten oder Personalakten. Aufbewahrungsfristen für Studierenden- und Prüfungsunterlagen entnehmen Sie bitte der Amtlichen Bekanntmachung Nr. 5/2004.
- Die Liste ist dem Archiv auf digitalem Weg zuzuleiten. Nach Prüfung und Rückmeldung durch das Archiv wird die Übernahme vereinbart.
- Nach erfolgter Übernahme erhält die abliefernde Stelle eine Bestätigung.
Bitte beachten Sie, dass auch die Vernichtung von dienstlichem Schriftgut entsprechend der gesetzlichen Grundlagen nachweispflichtig ist. Die Kassation von Sachakten bzw. Personalakten ist dem Archiv zur vorherigen Genehmigung anzuzeigen.
Die MitarbeiterInnen des Universitätsarchivs beraten Sie gern bei weiteren Fragen.